Офісний переїзд відрізняється від звичайного перевезення речей тим, що важливо не просто доставити майно за новою адресою. Потрібно перемістити меблі, комп’ютери, документи та обладнання у правильній послідовності, щоб співробітники могли якомога швидше повернутися до роботи. Тому навіть для невеликого офісу варто заздалегідь скласти простий план переїзду.
Офісний переїзд з вантажниками
Залучення вантажників дозволяє організувати переїзд як єдиний процес: винести підготовлені речі, правильно розмістити їх в автомобілі, розвантажити та занести у нове приміщення. Особливо це важливо, коли разом із коробками потрібно перевозити столи, шафи, стелажі, офісні крісла та техніку.
Послуги вантажника в АЛЬМА МОТОРС коштують 250 грн/год. Кількість людей краще визначати відповідно до обсягу майна та умов на обох адресах. Для великого офісу двоє або більше вантажників можуть виявитися практичнішим рішенням, ніж один працівник і довгий простій автомобіля під час завантаження.
План офісного переїзду
План не обов’язково має бути складним документом. Достатньо визначити дату та час початку робіт, адреси, приблизний обсяг майна, потрібний автомобіль, кількість вантажників і відповідальних співробітників з боку компанії.
Окремо варто скласти перелік великих предметів та техніки. Це допоможе зрозуміти, чи потрібно розбирати меблі та який об’єм кузова знадобиться. Для невеликих перевезень можна використовувати компактне вантажне авто з тарифом від 275 грн/год, а для значного обсягу майна доцільно розглянути більшу машину.
Наприклад, у нашому автопарку є п’ятитонний автомобіль із кузовом 33 м³ та внутрішніми габаритами 6,10 × 2,30 × 2,40 м. Його тариф становить 1050 грн/год, мінімальне замовлення — 4200 грн (3 години роботи + подача). Такий варіант може бути зручним для офісу з великою кількістю меблів, коробок та обладнання.
Розподіл обов’язків
Одна з типових причин затримок — ситуація, коли автомобіль і вантажники вже приїхали, але частина речей ще не запакована, комп’ютери не від’єднані, а співробітники не знають, що потрібно перевозити в першу чергу.
Тому до початку робіт бажано визначити, хто відповідає за документи, хто готує комп’ютери та іншу техніку, хто контролює пакування, а хто зустрічає автомобіль у новому офісі. Вантажники при цьому можуть зосередитися безпосередньо на фізичному переміщенні майна.
Якщо важливо провести переїзд офісу без тривалої зупинки роботи, підготовку та розподіл відповідальності краще починати ще до дня перевезення.
Черговість перевезення
Не все офісне майно потрібно перевозити одночасно. Черговість можна визначити відповідно до того, що знадобиться співробітникам на новому місці насамперед.
Наприклад, спочатку можна доставити меблі та обладнати робочі місця, а потім перевозити комп’ютери й документи. В іншій ситуації зручніше виконати один великий рейс. Тоді важливо правильно організувати завантаження: предмети, які потрібно вивантажувати першими, не повинні опинитися в найдальшій частині кузова.
Для великого переїзду автомобіль на 33 м³ може допомогти зменшити кількість рейсів. Для малого офісу, навпаки, вигідніше підібрати компактніший автомобіль і не оплачувати зайвий вантажний об’єм.
Контроль виконання
Навіть якщо всю фізичну роботу виконують вантажники, з боку компанії бажано призначити одну людину, яка контролюватиме переїзд. Вона може звіряти кількість коробок та обладнання, показувати, що потрібно завантажувати далі, а після прибуття — пояснювати, у які кабінети заносити речі.
Особливо корисне просте маркування. Написи «бухгалтерія», «відділ продажів», «переговорна» або номери робочих місць дозволяють одразу розносити коробки, меблі й техніку по потрібних приміщеннях. Це скорочує кількість зайвих переміщень уже після розвантаження.
Плануєте офісний переїзд з вантажниками? Повідомте нам адреси, приблизний обсяг речей, кількість меблів і техніки та бажану дату. Допоможемо підібрати автомобіль і необхідну кількість вантажників для вашого переїзду.