Перевезення офісної техніки між філіями відрізняється від звичайного офісного переїзду. Компанія не обов’язково змінює адресу повністю: частину комп’ютерів, моніторів, принтерів, мережевого обладнання або меблів потрібно забрати в одному офісі та розподілити між іншими. Тому головне завдання — не лише безпечно перевезти техніку, а й правильно організувати її облік, маршрут і передачу відповідальним співробітникам.
Перевезення між філіями
Необхідність перевезення між філіями може виникнути під час відкриття нового офісу, перерозподілу робочих місць, заміни обладнання або закриття одного з підрозділів. Наприклад, частину техніки потрібно доставити з центрального офісу до двох філій, а з однієї з них забрати обладнання, яке більше там не використовується.
У такому випадку варто розглядати перевезення як єдиний маршрут, а не як кілька незалежних замовлень. Якщо обсяг вантажу та розташування адрес дозволяють, автомобіль може послідовно виконати завантаження і розвантаження в декількох точках.
Для невеликої кількості офісної техніки можна підібрати компактний вантажний автомобіль — в АЛЬМА МОТОРС вартість авто починається від 275 грн/год. Якщо між філіями переміщується велика кількість техніки разом із меблями та коробками, автомобіль краще підбирати після оцінки загального об’єму вантажу.
Облік офісної техніки
Коли в маршруті більше двох адрес, особливо важливо заздалегідь визначити, яке обладнання куди їде. Для цього не потрібна складна система: можна скласти таблицю із назвою обладнання, інвентарним або серійним номером, адресою відправлення та адресою призначення.
Комп’ютери, монітори та комплектуючі бажано маркувати так, щоб після розвантаження не довелося з’ясовувати, до якого робочого місця вони належать. Наприклад, системний блок, монітор, клавіатуру та коробку з кабелями можна позначити однаковим номером.
Для техніки, яка перебуває на балансі компанії, такий облік корисний і після завершення перевезення: відповідальна особа може перевірити, що все обладнання доставлене саме до тієї філії, для якої воно призначалося.
Планування кількох адрес
Маршрут між філіями бажано складати ще до замовлення автомобіля. Важливо врахувати не тільки відстань між адресами, а й час на завантаження та розвантаження, поверхи, наявність ліфтів, можливість під’їхати до будівлі та кількість техніки в кожній точці.
Якщо потрібно забрати або доставити майно одразу за декількома адресами, корисним буде наш матеріал про організацію вантажоперевезення з декількома точками маршруту.
Черговість адрес впливає і на завантаження кузова. Обладнання для першої точки розвантаження потрібно розмістити так, щоб до нього був доступ без необхідності вивантажувати речі, призначені для наступних філій.
Графік перевезень
Переміщення техніки краще узгодити з графіком роботи кожної філії. В одній точці обладнання вже може бути підготовлене зранку, тоді як в іншій комп’ютери використовуватимуться співробітниками до кінця робочого дня. У такій ситуації маршрут варто будувати відповідно до реальної готовності обладнання.
Для великої компанії перевезення можна розділити на етапи. Спочатку перемістити резервне обладнання та техніку для нових робочих місць, а потім — комп’ютери співробітників, які повинні залишатися доступними якомога довше.
Якщо потрібна допомога із завантаженням і розвантаженням, можна замовити вантажників. Вартість роботи одного вантажника в АЛЬМА МОТОРС становить 250 грн/год. Для маршруту з кількома філіями достатня кількість вантажників може бути особливо важливою, оскільки довге розвантаження на кожній адресі збільшує загальний час перевезення.
Передача обладнання
На кожній точці бажано визначити відповідального співробітника, який зустріне автомобіль, покаже місце розвантаження та прийме обладнання. Це значно простіше, ніж намагатися координувати всі питання вже після прибуття водія та вантажників.
Для великої партії техніки можна використовувати заздалегідь підготовлений перелік. Після розвантаження відповідальна особа перевіряє кількість комп’ютерів, моніторів, коробок та іншого обладнання. Так одразу зрозуміло, що призначена для конкретної філії частина вантажу доставлена.
Підключення комп’ютерів, серверів та мережевого обладнання краще залишити системному адміністратору або іншому відповідальному технічному спеціалісту. Завдання перевізника та вантажників — безпечно доставити підготовлене обладнання до потрібної точки та занести його у визначене приміщення.
Потрібно перевезти офісну техніку між кількома філіями? Повідомте АЛЬМА МОТОРС адреси, приблизну кількість обладнання та порядок його переміщення. Допоможемо підібрати автомобіль, вантажників і спланувати маршрут з урахуванням усіх точок завантаження та доставки.