Перевезення офісної техніки під ключ особливо важливо правильно організувати, коли компанія не може дозволити собі зупинити роботу на день або навіть на кілька годин. Комп’ютери, монітори, принтери, мережеве обладнання та робочі місця потрібно не просто доставити до нового офісу, а зробити це в такій послідовності, щоб частина співробітників могла продовжувати працювати.
Перевезення офісної техніки під ключ
Формат під ключ дозволяє об’єднати в одному процесі підготовку техніки, роботу вантажників, завантаження, перевезення та вивантаження на новій адресі. Для офісу це зручніше, ніж окремо організовувати транспорт і шукати людей для перенесення десятків коробок та обладнання.
Перед переїздом варто скласти перелік техніки та розділити її за робочими місцями або відділами. Комп’ютери, монітори, периферію та кабелі бажано пакувати комплектами й маркувати. Тоді після доставки не доведеться з’ясовувати, якому співробітнику належить конкретний системний блок або коробка.
АЛЬМА МОТОРС може надати автомобіль відповідного об’єму та вантажників. Послуги вантажників коштують від 250 грн/год, а вантажний автомобіль можна замовити від 275 грн/год. Для великого офісу доступні машини різної вантажності та об’єму кузова.
Як уникнути простою офісу
Головна помилка — намагатися одночасно відключити й перевезти всі робочі місця. Для невеликої компанії такий сценарій ще можливий, але у великому офісі він фактично означає повну зупинку роботи до завершення переїзду.
Практичніше заздалегідь визначити, які співробітники та відділи мають залишатися на зв’язку до останнього моменту. Частину обладнання можна перевезти напередодні, а критично важливі робочі місця — останніми. Новий офіс при цьому бажано підготувати ще до початку основного перевезення.
Докладніше про організацію такого процесу ми вже розповідали в матеріалі про те, як організувати офісний переїзд без зупинки роботи.
Поетапне перевезення відділів
Якщо компанія складається з кількох відділів, переїзд зручно розбити на етапи. Наприклад, спочатку перевезти адміністративні робочі місця, архів і частину меблів, потім — відділи, які можуть тимчасово працювати дистанційно, а наприкінці — обладнання співробітників, яким необхідно постійно залишатися на робочому місці.
Такий підхід впливає і на вибір автомобіля. Для окремого невеликого відділу може бути достатньо машини вантажністю до 400 кг з кузовом близько 2 м³ — її тариф становить від 275 грн/год. Якщо разом із технікою перевозяться столи, крісла та шафи, можна використати автомобіль до 1000 кг з об’ємом кузова близько 9 м³ за від 400 грн/год.
Для масштабного офісного переїзду доступні автомобілі з кузовами приблизно 13, 20 та 33 м³. Велика машина дозволяє перевезти значну частину обладнання й меблів за один рейс, тоді як компактні автомобілі можуть бути зручнішими саме для поетапного переїзду.
Планування маршруту
Під час перевезення офісної техніки важлива не лише відстань між старою та новою адресами. Потрібно врахувати час подачі автомобіля, можливість під’їзду до обох будівель, місця для завантаження та розвантаження, роботу ліфтів і правила доступу до бізнес-центрів.
Якщо перевезення відбувається Києвом, варто також врахувати завантаженість доріг. Кілька зайвих годин у заторах можуть порушити заплановану послідовність переїзду відділів. Тому для великого офісу маршрут і час початку робіт краще визначити заздалегідь.
Окремо слід узгодити, в якій черговості обладнання завантажується в автомобіль. Техніка, яка має першою запрацювати в новому офісі, повинна бути доступною для швидкого вивантаження.
Підключення на новому місці
Завдання перевізника та вантажників — безпечно доставити обладнання й розмістити його у визначених приміщеннях. Саме підключення комп’ютерів, серверів і мережевого обладнання краще заздалегідь узгодити з системним адміністратором або відповідальним IT-фахівцем компанії.
Маркування значно прискорює цей етап. На коробках можна зазначити назву відділу, номер робочого місця та вміст. Кабелі й периферію доцільно пакувати разом із відповідним комп’ютером. Тоді після вивантаження обладнання одразу потрапляє туди, де його потрібно встановити.
Перевезення офісної техніки під ключ не обов’язково має означати один великий переїзд за один день. Для працюючої компанії часто ефективніше розділити процес на кілька етапів: підготувати новий офіс, послідовно перевезти відділи та залишити критично важливі робочі місця активними до останнього моменту. Так можна змінити офіс із мінімальним впливом на щоденну роботу компанії.